Cambiar de oficina no solo implica mover muebles, cajas o equipos informáticos. Implica enfrentarse a contratos, nóminas, presupuestos antiguos, facturas, papeles sin clasificar…
La mudanza es el momento perfecto para revisar, limpiar y tomar decisiones sobre todo ese papel. En este artículo te ayudamos a saber qué debes conservar, qué puedes eliminar y cómo hacerlo de forma segura y práctica.
¿Qué tipos de documentos suelen acumularse?
Es fácil que, con el paso del tiempo, tu oficina acabe albergando documentos de todo tipo, muchos de los cuales ya ni recuerdas por qué se guardaron. Algunos de los más comunes:
- Contratos con proveedores y clientes (firmados o en desuso)
- Nóminas y documentación del equipo
- Facturas de compras antiguas
- Documentos contables de años anteriores
- Impresos de marketing ya caducados o sin uso
- Informes internos, presupuestos rechazados, presentaciones obsoletas
- Documentos personales o confidenciales de antiguos trabajadores
La mayoría terminan en archivadores, estanterías o cajas que simplemente se trasladan a la nueva oficina sin cuestionarse. Pero no todo debe mudarse, y desde luego no todo debería guardarse sin control.
¿Qué conservar y durante cuánto tiempo?
Antes de decidir qué destruir, es importante saber qué documentos deben conservarse por cuestiones prácticas o legales. Además, es útil digitalizar de forma segura estos documentos antes de eliminar.
Referencia general de los documentos más importantes:
| TIPO DE DOCUMENTO | TIEMPO DE CONSERVACIÓN MEDIO |
| Documentación fiscal | De 4 a 6 años |
| Contratos laborales | De 4 a 5 años tras la baja |
| Facturas y contabilidad | 4 años |
| Documentos médicos o sensibles | Según normativa del sector |
| Documentos legales y notariales | Hasta 10 años |
¿Qué no conservar y cómo eliminarlo?
Hay una gran cantidad de documentos que deben ser destruidos, pero muchas empresas no saben. Ya no aportan valor y pueden suponer un riesgo si se almacenan sin control. Algunos de los más comunes son:
- Impresos con datos personales como CV, correos impresos…
- Contratos vencidos sin renovaciones
- Documentos del banco
- Facturas o tickets ya registrados contablemente
- Documentos burocráticos
Lo más importante es que nunca deberías tirarlos directamente al contenedor de reciclaje, sino destruirlos. El papel de una destructora de documentos en la protección de datos de una empresa es crucial. Pues según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), estos documentos deben eliminarse de forma segura, garantizar que no sean legibles ni recuperables.
¿Cómo organizar la destrucción de documentos antes del traslado?
No hace falta que lo hagas todo en un día ni que inviertas una fortuna. Aquí tienes un plan simple y efectivo para gestionar bien esta parte del cambio de oficina:
- Clasifica por bloques:
Separa documentos útiles, documentos que requieren conservación y papeles claramente desechables.
- Digitaliza lo importante
Guarda digitalmente, de forma segura y con respaldo, contratos, facturas, escrituras, etc.
- Prepara una zona de eliminación segura:
Instala una destructora de papel en un punto central de la oficina y define criterios: todo lo que lleve datos personales o sensibles, directo a la destructora.
- Destruye de forma ordenada:
Utiliza el tipo de destructora de documentos que mejor se adapte a tus necesidades para asegurarte de que no hay posibilidad de recuperación.
Conclusión
Cambiar de oficina es el momento decisivo para hacer limpieza de papeles innecesarios. Es importante estar informado sobre qué se debe conservar y qué se debe destruir por completo, para mantener la seguridad de la empresa. No tiene sentido arrastrar cajas llenas de papel inútil, y mucho menos hacerlo sin pensar en las consecuencias. Y si no sabes por dónde empezar, en Ofitake podemos ayudarte a encontrar la destructora de documentos Valencia más adecuada.
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