En cualquier empresa, se deberá cuidar y dar importancia a la comunicación interna para llegar a crecer, conseguir los objetivos previstos y funcionar correctamente. La mayor herramienta de comunicación interna, o al menos la más conocida y común, es la reunión de trabajo. Esta puede realizarse tanto de manera online como presencial, pero debe planificarse y prepararse previamente para que sea eficiente y no resulte una pérdida de tiempo para el equipo de trabajo. En el artículo de esta semana te damos 5 tips para que tus reuniones sean lo más productivas posible.
1. Antes de comenzar la reunión, define los objetivos
Una vez hayas detectado que es necesario llevar a cabo una reunión, debes planificarla con tiempo suficiente. Será crucial definir el motivo de convocarla y el contenido de la misma para poder establecer los objetivos a comunicar. Para ello, lo más sencillo es que comiences analizando la situación actual y así marcar los objetivos empresariales a los que quieres llegar. Comienza por enumerar las acciones o estrategias que quieres transmitir al equipo para conseguir los objetivos que has definido y posteriormente explícalos con detalle y de manera dinámica para que tu equipo te entienda correctamente y no haya confusiones.
2. Selecciona a las personas convocadas
Una reunión de trabajo multitudinaria en la mayoría de las ocasiones supone una pérdida de tiempo. Contempla quiénes son las personas dentro del equipo de trabajo cuya presencia será indispensable en la reunión porque estén directamente relacionadas con el tema a tratar y cuyas tareas y funciones estén destinadas a cumplir los objetivos definidos.
Recuerda que cuanto mayor sea el número de asistentes, mayor será la probabilidad de que al hablar, se vayan por las ramas o puedan surgir enfrentamientos o comportamientos inapropiados. Para evitar todo esto, lo mejor será adquirir el papel de moderador y guiar la conversación para crear un ambiente positivo, de compañerismo y confianza.
3. Escoge un espacio óptimo en el que realizar la reunión de trabajo
En caso de que la reunión se realice de forma presencial, no será suficiente con preparar la primera sala o despacho libre. Trata de pensar en un espacio que transmita un ambiente cómodo y tranquilo.
Será clave tener en cuenta que el espacio escogido cuente con la amplitud suficiente para que quepan todos los asistentes y todas las herramientas que necesites, como bien puede ser apoyo visual como pizarras; tanto blancas como interactivas; altavoces, micrófonos o webcam. También será crucial tener en cuenta que la sala tenga una buena temperatura e iluminación.
Por último, no olvides que además del material de la sala, si prevés que la reunión será larga, puede ser interesante preparar algún tipo de material visual, como un documento en papel a4, con los puntos a tratar para que tus compañeros hagan las anotaciones que consideren pertinentes y puedan seguir la reunión sin perderse, así como anotar preguntas para realizar al final de esta.
4. Al finalizar, realiza un resumen y aclara dudas
¿Cuándo podemos considerar que la reunión de trabajo ha sido productiva? Podremos asegurar esto cuando se hayan resuelto y tratado todas las dudas o demandas planteadas.
Las conclusiones a las que se hayan llegado, así como si el resultado de la reunión ha sido satisfactorio o no, son elementos que se deben anotar en un documento, ya sea físico o digital, que en un futuro nos servirá para ver si se han cumplido los objetivos propuestos, qué cambios serán necesarios para un mejor funcionamiento de la empresa o para realizar nuevas propuestas o elaborar nuevas estrategias para llegar a los objetivos planteados de la manera más eficiente posible y respetando el horario de los trabajadores.
Una vez hayas realizado el informe, recuerda enviárselo también a los asistentes para que en caso de que tuvieran alguna consulta al respecto, puedan acceder a él con mayor facilidad y sin moverse de su puesto de trabajo, con lo cual evitarán distracciones innecesarias. Además, en caso de convocar una futura reunión con los mismos asistentes, el documento les ayudará a realizar el seguimiento de los objetivos con mayor fluidez.
5. Realiza una comprobación de seguimiento
Comprueba si realmente se están siguiendo las pautas acordadas en la reunión sobre las funciones, tareas y estrategias planteadas. Esto te será muy útil para detectar errores a tiempo y poder corregir las posibles dudas que vayan surgiendo en el proceso.
Visita nuestra tienda online de suministros de oficina en Valencia y encuentra todo aquel material para oficina que necesites para que tus reuniones salgan a la perfección. ¡Te esperamos!
